Vijf tips voor als je internetverbinding op kantoor het begeeft

Na anderhalf jaar geen enkel probleem te hebben gehad vloog maandagmorgen de Internetverbinding bij Pride PR eruit. Gevolg was dat er voor tenminste 36 uur geen telefoon- internetverkeer meer mogelijk was. Enkele tips voor bedrijven die gebruik maken van cloud computing & SaaS-oplossingen:

1. Houd uw bedrijfskritische data ook binnen uw bedrijfsomgeving

Hoewel cloud computing veel voordelen kent, is het belangrijk dat u te allen tijde uw belangrijke data ook binnen uw LAN heeft. Een bedrijf dat meerdere werknemers in dienst heeft en geen toegang heeft tot bedrijfskritische bestanden is stuurloos. Een goede NAS hoeft niet duur te zijn en is eenvoudig aan te sluiten op het bedrijfsnetwerk. Is er geen Internet meer dan kan deze er in ieder geval voor zorgen dat er binnen het LAN kan worden doorgewerkt.

2. Zorg voor nooduitwijk van telefoonverkeer en e-mail

SaaS-telefoondiensten bieden mogelijkheid om bij uitval van de telefoonlijn direct een alternatief GSM-nummer te activeren. Je zorgt dan voor continue bereikbaarheid. In het geval van e-mailverkeer moet je zorgen dat je een uitwijkmogelijkheid hebt waar e-mailverkeer naar toe geleid wordt. Bij gebruik van pop3-accounts is dat betrekkelijk eenvoudig om te zetten, maar anders wordt dat bij gebruik van Microsoft Exchange-oplossingen. Een SaaS-oplossing voor antispam & antivirus biedt standaard vaak niet een oplossing om e-mailverkeer om te leiden. Vraag uw systeembeheerder of hij over een noodvoorziening heeft nagedacht die zorgt dat je e-mail doorgestuurd wordt naar een alternatief e-mailadres of in ieder geval te benaderen is.

3. Neem een mobiel internetabonnement met een dongle of gebruik een femtocell

Als je hele bedrijf verstoken is van Internet is het handig om in ieder geval een noodoplossing te hebben die je door de eerste ellende heen helpt. Een abonnementje voor mobiel internet met een dongle of het installeren van een femtocell met een SIM-card voor draadloze Wi-Fi verbinding maakt het in ieder geval mogelijk om via het Internet belangrijke zaken af te handelen zoals bijvoorbeeld belangrijke documenten versturen of online bankieren

4. Check je service level

De leverancier van uw telefooncentrale of hosted voice-oplossing levert meestal niet standaard uw toegang tot het internet. Hoewel dit soms een end-to-end oplossing lijkt, sluiten deze leveranciers contracten af met bijvoorbeeld KPN, Tele2 of BBned om het telefoonverkeer mogelijk te maken. Als er echter bij deze partijen een storing optreedt, is het afhankelijk van de afspraken die u met uw leverancier heeft gemaakt hoeveel haast er wordt gemaakt met het repareren van uw aansluiting. Dit kan enkele uren zijn maar ook oplopen tot zeven dagen. Kijk je contract na en beoordeel of de maximale ‘down time’ die daarin staat je redelijk lijkt of pas die aan. In het laatstgenoemde geval kunnen daar extra kosten aan verbonden zijn, maar er is dan ook vaak een compensatieregeling mocht de maximale down time overschreden worden.

5. Licht je klanten in en maak afspraken met collega’s

Dit lijkt een inkoppertje, maar in de praktijk ben je toch veel aan het regelen om zo snel mogelijk weer operationeel te worden. Klanten die je niet kunnen bereiken zullen het niet plezierig vinden om e-mails met foutmeldingen retour te krijgen of je telefonisch niet te pakken kunnen krijgen. Licht ze dus zelf even in. Ook afspraken met collega’s zijn belangrijk. Soms kan het handiger zijn om thuis te werken of juist niet omdat je niet kan inloggen op het bedrijfsnetwerk. Zorg dat je je werkzaamheden zo indeelt dat indien de storing verholpen is je zo min mogelijk tijd kwijt bent geraakt.